向同学会申请接机有三个步骤如下：
一、抵荷兰前一个星期前以传真向接机联络人联系，写明您的中英文姓名、联络地址电话传真、将前往的学校或研究单位及其所在地、抵达荷兰的班机时间、以及需要同学会协助的事项
二、出发前一天向接机的同学或接机联络人电话确定抵达荷兰时间与班机
三、若遇班机延误或行程有更动必须立刻以电话与接机同学或联络人取得联系
以上三个步骤必须确实完成，否则届时您可能会在机场枯坐五六个小时，或是让接机的同学白跑一趟。由于接机同学都是义务帮忙，因此接机同学的往返交通费（含因为上述三个步骤未确实完成所造成的额外费用）必须由您支付。